• Альфа
• Бета
• Вега
• Гамма
• Дельта
• Конгрессный зал
• VIP-комната
• Аметист
• Условия проведения
• Оборудование в аренду
• Полный прайс-лист

Общие условия проведения мероприятий в конгрессном центре «ВертолЭкспо»

Общие положения

1. Настоящие Общие условия проведения мероприятий в конгрессном центре «ВертолЭкспо» и конференц-зале «Аметист», именуемые в дальнейшем Общие условия, регулируют отношения между Арендатором конференц-залов и Арендодателем, возникающие в связи с проведением мероприятий Арендатора на территории конгресс-холла «ВертолЭкспо» и определяют их взаимную ответственность.

2. Общие условия являются приложением к Договору аренды конференц-залов (далее - Договор), заключаемому между Арендодателем и Арендатором.

3. Общие условия являются обязательными для обеих сторон.

Конгресс-залы Ростова-на-Дону  и их характеристика

1. Конгресс-холл «ВертолЭкспо» включает в себя конференц-зал «Аместит» общей вместимостью до 900 человек,  конгрессный зал на 500 мест, пять конференц-залов вместимостью от 30 до 500 человек и комнату переговоров (VIP) на 6-8 человек.

2. Стандартная комплектация конгресс-залов включает в себя:

   • Конгресс-зал (432 м²) — 4 стола в президиуме и 8 стульев, 2 стола для регистрации, 4 стула, 8 пластиковых табличек. Вместимость: «театр»  — до 500 чел. Стационарное оборудование отсутствует: система акустики.
   • Зал «Альфа» (72 м²) — «круглый стол» на 30 мест, возможно предоставление 20 посадочных мест по периметру зала, 1 стол для регистрации, 2 стула, 30 пластиковых табличек. Стационарное оборудование: проектор, экран, конференц-система (20 микрофонов), система акустики.
   • Зал «Бета» (198 м²) — 3 стола в президиуме и 6 стульев, 2 стола для регистрации, 4 стула, 6 пластиковых табличек. Вместимость: «театр»  — до 200 человек, «класс»  — до 50 человек, «круглый стол» — 30 или 50 человек. Стационарное оборудование: система акустики, экран, проектор.
   • Зал «Гамма» (72 м²) — 3 стола в президиуме и 6 стульев, 1 стол для регистрации, 2 стула, 6 пластиковых табличек. Вместимость: «театр»  — 50—60 человек, «класс» — 20 человек, «круглый стол» — 30 человек. Стационарное оборудование: проектор, экран, система акустики.
   • Зал «Вега» (108 м²) — 3 стола в президиуме и 6 стульев, 1 стол для регистрации, 2 стула, 6 пластиковых табличек. Вместимость: «театр» — 100 человек, «класс» — 30 человек, «круглый стол» — 24 человек. Стационарное оборудование: проектор, экран, система акустики.
   • Зал «Дельта» (198 м²) — 3 стола в президиуме и 6 стульев, 2 стола для регистрации, 4 стула, 6 пластиковых табличек. Вместимость: «театр» — до 200 человек, «класс» — 50 человек, «круглый стол» — 30 или 50 человек. Стационарное оборудование: экран, проектор, система акустики.
   • Комната переговоров (VIP) (26 м²)  — «круглый стол» на 6-8 человек и стулья, мягкая кожаная мебель (диван, 2 кресла), стеллаж с мини-библиотекой.
   • Зал «Аметист» (1324 м²) — оборудование, сцена/подиум, столы в президиуме, стулья и другая мебель устанавливается по заказу Арендатора согласно заявке и утвержденной планировке.

1. Арендодатель предоставляет стандартное электроподключение (220 В), суммарной мощностью не более 5 кВт. Подключение питания большей мощности должно быть заранее согласовано сторонами (не менее чем за 3 дня до мероприятия).

2. В случае необходимости Арендатор может заказать дополнительное оборудование и (или) нестандартную застройку конференц-зала на основании действующего прайс-листа (добавления/изменения принимаются не менее чем за 3 дня до начала мероприятия).

3. Арендодатель предоставляет за отдельную плату следующее дополнительное оборудование:

   проекционное, мультимедийное, звуковое и другое оборудование, услуги.

   Арендодатель может оказать содействие по организации следующих услуг:

   • экскурсионное обслуживание;
   • флористика/оформление зала;
   • трансфер;
   • гостиничные услуги;
   • рекламные услуги;
   • организация и проведение фуршетов, банкетов, кофе-брейков.

Порядок предоставления конгресс-залов в аренду

1. Юридическое или физическое лицо, желающее провести в конгрессном центре  «ВертолЭкспо» мероприятие, направляет в адрес Арендодателя не позднее чем за 14 дней до начала мероприятия заявку на его проведение. При направлении заявки на проведение мероприятия менее чем 14 дней до его начала Арендодатель не гарантирует предоставление услуг в объеме, требуемом заявителем.

    В заявке на проведение мероприятия ОБЯЗАТЕЛЬНО должны быть заполнены следующие пункты:

2. • дата, время проведения мероприятия с указанием арендуемого зала;
   • вид застройки зала («театр», «круглый стол», «подкова», «класс»и т. п.);
   • дополнительные услуги, оборудование (если необходимо);
   • нестандартная застройка зала (если необходимо);
   • реквизиты плательщика, координаты ответственного лица.

   Заявка от юридического лица должна быть подписана уполномоченным лицом и скреплена печатью организации, только при этом условии она принимается к рассмотрению.

3. Арендодатель не позднее 3 дней после получения заявки извещает Заявителя о возможности проведения мероприятия.

4. После утверждения соответствующей заявки Арендодатель предоставляет заявителю договор аренды конференц-зала (если он не был заключен ранее), расчет мероприятия (смета);после подписания сметы и договора - счет на оплату.

5. После подписания договора аренды конференц-зала заявитель приобретает статус Арендатора, осуществляется бронирование соответствующего конгресс-зала.

6. Зал открывается за 30 минут до начала мероприятия, закрывается через 15 минут после окончания времени аренды.

7. Для разрешения всех вопросов по организации мероприятия Арендатор назначает своего полномочного представителя. Полномочный представитель Арендатора осуществляет взаимодействие с менеджером-администратором и/или менеджером конгрессного центра «ВертолЭкспо».

Порядок оплаты услуг по аренде конференц-залов

1. Арендатор осуществляет платеж в течение 5 банковских дней с момента выставления счета.

2. Арендатор осуществляет оплату за предоставляемые услуги на следующих условиях:

   • при бронировании зала более чем за 20 дней до начала мероприятия  предоплата составит 30%, остальные 70% необходимо внести не позднее чем за 5 дней до начала мероприятия;
   • при бронировании зала менее чем за 20 дней до начала мероприятия предоплата составляет 100%.

3. В случае увеличения времени, необходимого для проведения мероприятия по отношению ко времени, указанному в Заявке, уполномоченный представитель Арендатора обязан подписать Заявку на продление времени аренды конференц-зала, на основании которой оформляется дополнительное соглашение к договору. Дополнительное время предоставляется только в том случае, если зал не забронирован для следующего мероприятия.

Ответственность сторон

1. Нарушение Арендатором сроков проведения платежей по договору дает право Арендодателю в одностороннем порядке отказаться от исполнения договора. Договор аренды конференц-залов может быть расторгнут и в других случаях при существенном нарушении Арендатором настоящих Общих условий. При этом денежные средства, переведенные Арендатором, не возвращаются, рассматриваясь как штрафные санкции.

2. В случае отказа Арендатора от проведения мероприятия менее чем за 14 дней до начала мероприятия Арендодатель вправе применить штрафные санкции в следующих размерах:

   • при отказе менее чем за 20 дней до проведения мероприятия — 30% от стоимости аренды конференц-зала;

   • при отказе менее чем за 10 дней до проведения мероприятия — 50% от стоимости аренды конференц-зала;

   • при отказе менее чем за 1 день до проведения мероприятия — 100% от стоимости аренды конференц-зала.

3. Во время проведения мероприятия Арендатор обязан соблюдать правила общественного порядка в полном соответствии с законодательством Российской Федерации, местным законодательством и правилами конгресс-холла «ВертолЭкспо», соблюдать все правила и нормы противопожарной безопасности.

4. Арендатор несет полную ответственность за техническую исправность и обеспечение полной безопасности при эксплуатации электро- и радиоэлектронной аппаратуры.

5. Арендатор обязуется подключать к электросети электрооборудование суммарной мощностью не более 5 кВт. Подключение большей мощности Арендатор обязан согласовывать с Арендодателем.

6. В течение всего периода работы мероприятия Арендодатель осуществляет общую охрану территории конгресс-холла «ВертолЭкспо» (обеспечение пропускного режима и поддержание общественного порядка). Арендодатель не несет ответственности за сохранность материальных ценностей, принадлежащих Арендатору. Арендатор вправе заключить договор об охране своего имущества со специальной охранной фирмой.

7. Правила конгресс-холла «ВертолЭкспо» не предусматривают размещение любого рода рекламной продукции на стенах, полах, потолках при помощи заколок, липкой ленты или каких-либо других материалов. В случае размещения таких материалов без соответствующего разрешения и причинения таким образом ущерба Арендодатель оставляет за собой право взыскать с Арендатора стоимость ремонта и/или замены поврежденного оборудования.

8. Мероприятия, проводимые в конгресс-холле «ВертолЭкспо» Арендатором, не должны ставить под угрозу репутацию или безопасность Арендодателя и его персонала.

Монтажные, оформительские и демонтажные работы

1. Монтажные, оформительские и демонтажные работы проводятся Арендодателем или уполномоченными им организациями в установленные сроки и в пределах предоставленной в пользование площади конференц-зала.

2. Арендодатель проводит монтаж/демонтаж стеновых панелей для размещения плакатов, баннеров, флагов в зале и фойе конгресс-холла «ВертолЭкспо», застройку стандартными выставочными панелями, мебелью.

3. Арендатор обязан согласовать план застройки выставочных панелей не позднее чем за 10 дней до начала мероприятия и план расстановки мебели не позднее чем за 5 дней до начала мероприятия.

4. Монтажные и демонтажные работы производятся с 9:00 до 18:00.

5. Работы по подключению к электросетям производятся только специалистами технического отдела Арендодателя.

Порядок разрешения споров сторон

1. Споры и разногласия между Арендатором и Арендодателем, если они не могут быть разрешены путем двусторонних переговоров, подлежат разрешению в установленном порядке в Арбитражном суде Ростовской области.

2. Претензионный порядок урегулирования разногласий по договору аренды конференц-зала обязателен. Все претензии к Арендодателю могут быть предъявлены Арендатором в течение пяти дней с момента окончания мероприятия. К претензии Арендатор обязуется приложить документы, подтверждающие обоснованность претензии, факт согласования с Арендатором соответствующего обязательства и его нарушения, денежную стоимость нарушенного обязательства, а также документы, подтверждающие произведенную оплату стоимости оказанных услуг. Претензии, поступившие позже установленного срока либо не отвечающие установленным требованиям, являются необоснованными и к рассмотрению не принимаются.